پیش‌نویس نظام‌نامه مدیریت استعداد و جانشین‌پروری در دستگاه‌های اجرایی

نظام‌نامه مدیریت استعداد و جانشین‌پروری در دستگاه‌های اجرایی

دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری

شورای عالی اداری در … جلسه تاریخ … به پیشنهاد سازمان اداری و استخدامی کشور و در راستای بندهای (۲)، (۴) و (۵) سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری در خصوص عدالت‌محوری در جذب، تداوم خدمت و ارتقای منابع انسانی، دانش‌گرایی و شایسته‌سالاری مبتنی بر اخلاق اسلامی در نصب و ارتقای مدیران و بهسازی و ارتقای سطح دانش، تخصص و مهارت‌های منابع انسانی و به منظور تحقق اهداف فصل هشتم قانون مدیریت خدمات کشوری در جهت استقرار نظام شایستگی در انتصاب و ارتقای شغلی کارمندان و بند چهارم از برنامه دوم محور دوم برنامه اصلاح نظام اداری دولت چهاردهم (تصویب‌نامه شماره ۹۸۸۴۴ تاریخ ۱۴۰۳/۱۰/۲۶ شورای عالی اداری) مبنی بر طراحی و استقرار نظام جانشین‌پروری و مدیریت استعداد در دستگاه‌های اجرایی، «نظام‌نامه مدیریت استعداد و جانشین‌پروری» را به شرح زیر (ممهور به مهر دبیرخانه شورای‌عالی اداری) تصویب کرد:

ماده ۱- در این نظام‌نامه عبارات و اختصارات در معانی مشروح زیر به کار رفته است:

• دستگاه اجرایی: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری؛
• سازمان: سازمان اداری و استخدامی کشور؛
• کارمند: کارکنان و مدیران رسمی، پیمانی، قرارداد مدت معین و عناوین مشابه در دستگاه‌های اجرایی؛
• شایستگی: برآیند مجموعه‌ای از دانش، نگرش، ویژگی‌ها و مهارت‌هایی است که به فرد امکان می‌دهد تا بتواند وظایف شغلی را به طور موفقیت‌آمیز انجام دهد.
• ظرفیت رشد: میزان قابلیت و توانمندی کارمندان برای یادگیری و توسعه شایستگی‌ها و پذیرش مسئولیت‌های پیچیده‌تر در آینده؛
• استعداد: کارمندانی که دارای ظرفیت رشد بالا در راستای عملکرد شغلی برتر می‌باشند.
• مدیریت استعداد: فرایندی راهبردی، نظام‌مند و یکپارچه که به شناسایی، توسعه، نگهداشت و تعیین مسیر ارتقای شغلی کارمندان دارای ظرفیت رشد و عملکرد شغلی بالا می‌پردازد.
• جانشین‌پروری: فرایند نظام‌مند و یکپارچهٔ شناسایی، توسعه و آماده‌سازی کارمندان دارای ظرفیت رشد و عملکرد شغلی بالا برای جانشینی در پست‌های مدیریتی؛
• فرایند: فرایند مدیریت استعداد و جانشین‌پروری مندرج در ماده (۳) این نظام‌نامه؛
• نیمرخ ظرفیت رشد: گزارشی است که بر اساس نتایج ارزیابی ظرفیت رشد کارمندان تدوین می‌شود و وضع موجود، خلاصه‌ای از نتایج ارزیابی‌ها، وضعیت شایستگی‌ها و نقاط قوت و ضعف آنها در آن ثبت می‌گردد.
• نماگر (پروفایل) مسیر توسعه استعداد: سامانه‌ای الکترونیکی که شامل نیمرخ ظرفیت رشد، نیازهای توسعه‌ای، سازوکارهای رفع نیازهای توسعه‌ای و مسیر ارتقای شغلی می‌شود.
• مخزن استعدادها: بانک اطلاعاتی شامل فهرست استعدادها برای هر یک از جایگاه‌های شغلی دستگاه اجرایی بر مبنای اطلاعات برگرفته از فرایند.
• مخزن جانشینی: بانک اطلاعاتی شامل گزینه‌های جانشینی برای هر یک از پست‌های مدیریتی دستگاه اجرایی بر مبنای اطلاعات برگرفته از فرایند.

ماده ۲- اهداف:

• شناسایی ظرفیت رشد کارمندان و ایجاد فرصت رشد و توسعه متناسب با نیازهای حال و آینده دستگاه اجرایی
• فراهم شدن زمینه استقرار نظام ارتقای شغلی افراد از مسیر توسعه شایستگی‌ها و عملکرد مؤثر
• تضمین وجود ذخیره استعدادها برای پست‌های سازمان و ذخیره جانشینی برای جایگاه‌های مدیریتی
• تضمین انتصاب مدیران شایسته و صاحب صلاحیت در جایگاه‌های مدیریتی از طریق توسعه استعدادها
• تضمین تداوم خدمت و کاهش مخاطرات فقدان منابع انسانی کارآمد در مواجهه با تغییرات محیطی، بازنشستگی یا جابجایی
• ارتقای کیفیت ارائه خدمات، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری دستگاه‌های اجرایی از طریق توسعه و آماده‌سازی استعدادها
• همسوسازی نظام‌های آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد و مدیریت دانش با نظام مدیریت استعداد و جانشین‌پروری

ماده ۳- استقرار نظام مدیریت استعداد و جانشین‌پروری در دستگاه‌های اجرایی، بر اساس مراحل زیر انجام می‌شود و دستگاه‌های اجرایی مکلفند گزارش انجام اقدامات ذیل هر یک از این مراحل را به صورت سالانه به سازمان ارسال نمایند:

۱. برنامه‌ریزی

۲. شناسایی استعدادها

۳. توسعه و نگهداشت استعدادها

۴. تعیین مسیر ارتقای شغلی و جانشینی

۵. سنجش نتایج، ارزیابی و بهبود مستمر

ماده ۴- برنامه‌ریزی مدیریت استعداد و جانشین‌پروری شامل اقدامات زیر است:

• ۴-۱) نهادینه‌سازی فرهنگ سازمانی حامی مدیریت استعداد و جانشین‌پروری؛

دستگاه‌های اجرایی مکلفند ظرف مدت شش ماه پس از ابلاغ این نظام‌نامه، معیارهای اختصاصی فرهنگ سازمانی (موضوع نظام‌نامه مدیریت توسعه فرهنگ سازمانی در دستگاه‌های اجرایی؛ مصوبه شماره ۳۰۲۵۵۰ مورخ ۱۳۹۷/۰۶/۱۴ شورای عالی اداری) را در موارد مرتبط با مدیریت استعداد و جانشین‌پروری، متناسب با شرایط دستگاه متبوع تعیین و پس از تأیید شورای راهبری تحول اداری دستگاه برای نهادینه‌سازی آن در قالب دوره‌های آموزشی (در چارچوب نظام آموزش کارمندان و مدیران دستگاه‌های اجرایی) و برنامه‌های تبیینی و ترویجی اقدام نمایند.

• ۴-۲) تعیین مؤلفه‌های شناسایی استعدادها؛

مؤلفه‌های شناسایی استعدادها بر مبنای شایستگی‌های مشاغل عمومی و اختصاصی دستگاه‌های اجرایی تعیین می‌شود. دستگاه‌های اجرایی موظفند با بازنگری مشاغل و بر اساس محتویات شناسنامه مشاغل، مؤلفه‌های دقیق و سنجش‌پذیر شناسایی استعدادها را در قالب مدل شایستگی و مشتمل بر سه حوزه فردی، شغلی و مدیریتی تعیین نمایند.

• ۴-۳) فراهم‌سازی سازوکارهای انگیزشی پشتیبان فرایند:

دستگاه‌های اجرایی می‌توانند به منظور افزایش انگیزه و به کارگیری و نگهداشت استعدادها، سازوکارهای انگیزشی لازم را در چارچوب قوانین و مقررات تعیین و پس از تأیید شورای راهبری تحول اداری دستگاه به اجرا درآورند. علاوه بر سازوکارهای انگیزشی که توسط دستگاه‌های اجرایی تعریف می‌شود، مزایای زیر نیز به استعدادها تعلق می‌گیرد:

• زمینه ارتقای شغلی استعدادها از طریق قرار گرفتن در مخزن استعدادها و مخزن جانشینی فراهم می‌شود (طبق مفاد ماده ۷ این نظام‌نامه).
• امکان کاهش حداقل مدت تجربه مورد نیاز در مسیر ارتقای شغلی برای استعدادها با رعایت قوانین و مقررات مرتبط فراهم می‌شود.
• استعدادها بر اساس نماگر مسیر توسعه خود می‌توانند در صورت نیاز دستگاه اجرایی در مشاغلی که واجد شرایط احراز آنها باشند، جابجا شوند.
• در شرایط مساوی برای اعزام به بورسیه‌های آموزشی موضوع ماده (۶۰) قانون مدیریت خدمات کشوری، استعدادها در اولویت قرار می‌گیرند.

ماده ۵- شناسایی استعدادها شامل تمامی کارمندان و به صورت داوطلبانه می‌باشد و دستگاه‌های اجرایی مکلفند اقدامات زیر را در این راستا اجرا نمایند:

• ارزیابی ظرفیت رشد کارمندان بر اساس مؤلفه‌های شناسایی استعدادها (موضوع بند ۲ ماده ۴ این نظام‌نامه) از طریق مواردی نظیر: آزمون‌های استعدادسنجی، کانون‌های ارزیابی و توسعه شایستگی و بررسی سوابق عملکردی.
• تهیه نیمرخ ظرفیت رشد کارمندان بر اساس ارزیابی صورت گرفته مشتمل بر مواردی نظیر: خلاصه‌ای از نتایج ارزیابی‌ها، وضعیت شایستگی‌ها، نقاط قوت و ضعف و تحلیل شکاف شایستگی (مقایسه وضعیت فعلی کارمند با شایستگی‌های مورد نیاز).

تبصره ۱- دستگاه‌های اجرایی باید حداقل هر سال یک بار و پس از هر دوره ارزیابی عملکرد و گذراندن دوره‌های آموزشی، نیمرخ ظرفیت رشد کارمندان را به روزرسانی کنند تا تغییرات و پیشرفت‌های آنان را منعکس نماید.

تبصره ۲- کارمندان باید به نیمرخ ظرفیت رشد خود دسترسی کامل داشته و از نتایج ارزیابی‌ها و جایگاه خود مطلع گردند. همچنین مدیران مستقیم و واحد منابع انسانی دستگاه اجرایی نیز باید به نیمرخ ظرفیت رشد کارمندان دسترسی داشته باشند تا در فرایند توسعه و جانشین‌پروری از آن استفاده کنند.

تبصره ۳- سازمان مکلف است ظرف مدت شش ماه پس از ابلاغ این نظام‌نامه نسبت به بازنگری «دستورالعمل ارزشیابی عملکرد مدیران و کارمندان دستگاه‌های اجرایی» متناسب با الزامات این نظام‌نامه اقدام نماید.

ماده ۶- دستگاه‌های اجرایی مکلفند با انجام اقدامات زیر نسبت به توسعه و نگهداشت استعدادها اقدام نمایند:

• شناسایی نیازهای توسعه‌ای کارمندان مبتنی بر نیمرخ ظرفیت رشد شامل: نیازهای دانشی، نیازهای نگرشی و نیازهای مهارتی / رفتاری.
• انجام نیازسنجی آموزشی مبتنی بر مسیر توسعه استعدادها و طراحی دوره‌های آموزشی در قالب «نظام آموزش کارمندان و مدیران دستگاه‌های اجرایی».
• استقرار سازوکارهای یادگیری حین کار شامل روش‌های استاد – شاگردی، مربی‌گری و نظایر آن با استفاده از ظرفیت‌های مدیران، خبرگان سازمانی و سایر صاحب‌نظران و متخصصان.
• ایجاد نماگر مسیر توسعه استعدادها برای هر یک از کارمندان؛ شامل نیازهای توسعه‌ای شناسایی‌شده به همراه فعالیت‌های مشخص برای رفع آنها، زمان‌بندی اجرا، منابع مورد نیاز و شاخص‌های سنجش پیشرفت.
• پیاده‌سازی سازوکارهای انگیزشی موضوع بند سوم ماده (۴) این نظام‌نامه.
• مستندسازی تجربیات و انتقال دانش با به کارگیری فرایندهای مدیریت دانش مندرج در «نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی» موضوع بخشنامه شماره ۱۵۴۷۴ مورخ ۱۴۰۰/۰۳/۲۶.

تبصره: ساعات گذرانده شده در فرایندهای یادگیری حین کار و توسعه استعدادها، به عنوان ساعات آموزشی مقرر در «نظام آموزش کارمندان و مدیران دستگاه‌های اجرایی» محسوب می‌شود.

ماده ۷- دستگاه‌های اجرایی مکلفند با انجام اقدامات زیر نسبت به تعیین مسیر ارتقای شغلی و جانشینی استعدادها اقدام نمایند:

• تطبیق ظرفیت رشد و عملکرد افراد با مسیر ارتقای شغلی مندرج در شناسنامه مشاغل و تشکیل مخزن استعدادهای دستگاه اجرایی؛ به گونه‌ای که مسیر شغلی متناسب با ظرفیت رشد و عملکرد هر یک از کارمندان مشخص شده و افراد در مسیرهای شغلی مناسب جانشینی شوند.
• شناسایی گزینه‌های بالقوه جانشینی برای پست‌های مدیریتی بر اساس شایستگی‌های مدیریتی احصاء شده در مؤلفه‌های شناسایی استعدادها و تشکیل مخزن جانشینی برای پست‌های مدیریتی دستگاه اجرایی.

تبصره ۱: دستگاه‌های اجرایی مکلفند ظرف مدت یک سال از ابلاغ این نظام‌نامه، نسبت به ارائه پیشنهاد بازنگری شناسنامه مشاغل اختصاصی برای تکمیل مسیر ارتقای شغلی به منظور تصویب در شورای توسعه مدیریت و سرمایه انسانی اقدام نمایند. مسیر ارتقای شغلی مشاغل عمومی نیز توسط سازمان تدوین و پس از تصویب به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ می‌شود.

تبصره ۲: دستگاه‌های اجرایی مکلفند در انتخاب و انتصاب افراد در پست‌های مدیریت حرفه‌ای، از استعدادهای موجود در مخزن جانشینی دستگاه استفاده نمایند.

تبصره ۳: اطلاعات منتخبین برنامه تربیت ۵۰۰ مدیر جوان و کارآمد (موضوع تصویب‌نامه شماره ۶۷۲۷ مورخ ۱۴۰۴/۰۱/۳۱ شورای عالی اداری) به مخزن جانشینی دستگاه مربوط افزوده می‌شود.

ماده ۸- دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور اطمینان از تحقق اهداف و افزایش اثربخشی فرایند، هر ساله نسبت به ارزیابی و اثرسنجی فرایند در حوزه‌هایی نظیر موارد زیر اقدام و ضمن شناسایی نقاط قوت و ضعف آن، برنامه بهبود را تدوین و به سازمان ارسال نمایند:

• تأثیر فرایند بر عملکرد کارکنان دستگاه اجرایی (با استفاده از ابزارهایی نظیر ارزیابی ۳۶۰ درجه و سنجش اثربخشی اقدامات توسعه‌ای).
• تأثیر فرایند بر رضایت کارکنان دستگاه اجرایی.
• نسبت پست‌های مدیریتی با جانشینان آماده.
• نسبت استفاده از مخزن استعدادها و مخزن جانشینی در ارتقاء و انتصاب.
• نرخ نگهداشت و ماندگاری استعدادها در دستگاه اجرایی.
• نرخ مشارکت کارمندان و مدیران در سازوکارهای یادگیری حین کار.

تبصره: میزان مشارکت مؤثر مدیران و کارکنان در فرایند، در ارزیابی عملکرد آنان اعمال می‌شود.

ماده ۹- دستگاه‌های اجرایی موظفند سامانه‌های مدیریت منابع انسانی خود را به گونه‌ای ارتقا دهند که امکان مدیریت فرایند با قابلیت‌هایی نظیر اتصال به سامانه‌های آموزش و ارزیابی عملکرد، مشاهده نیمرخ ظرفیت رشد، نیازهای توسعه فردی و مسیر ارتقای شغلی توسط کارمندان، پایش وضعیت پیشرفت کارمندان و ارائه گزارش‌های مدیریتی به دستگاه اجرایی و سازمان فراهم شود.

ماده ۱۰- سازمان موظف است ظرف مدت یک ماه، شیوه‌نامه اجرایی این نظام‌نامه را مشتمل بر مواردی نظیر نحوه تعیین مؤلفه‌های شناسایی استعدادها، چگونگی ارزیابی ظرفیت رشد کارمندان، نحوه ایجاد نماگر مسیر توسعه استعدادها، چگونگی تعیین مسیر ارتقای شغلی و جانشینی، نحوه تشکیل مخزن استعدادها و مخزن جانشینی، چگونگی کاهش حداقل مدت تجربه مورد نیاز در مسیر ارتقای شغلی و نحوه ارزیابی و اثرسنجی فرایند، در چارچوب قوانین و مقررات مربوط ابلاغ نماید.

ماده ۱۱- مسئولیت حسن اجرای این نظام‌نامه در دستگاه اجرایی بر عهده بالاترین مقام دستگاه و مسئولیت نظارت بر اجرای تکالیف دستگاه‌های اجرایی بر عهده سازمان است. سازمان گزارش انجام این نظام‌نامه را به صورت ادواری به شورای‌عالی اداری ارائه می‌نماید.